Jak zautomatyzować wystawianie dokumentów oraz pracę księgowych w systemie online?

Jak cykliczne i automatyczne faktury oraz integracje usprawniają sprzedaż?

Program do fakturowania, który automatyzuje powtarzalne zadania, pozwala zaoszczędzić wiele godzin miesięcznie. Według opisu na stronie wFirma system obsługuje cykliczne fakturowanie oraz faktury automatyczne, czyli szablony, na podstawie których sam wystawia dokumenty. Funkcja działa optymalnie dla abonamentów i usług powtarzalnych. Poza fakturami można wystawiać paragony niefiskalne i fiskalne, wysyłać faktury zbiorczo i pocztą tradycyjną. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur jest wbudowana w program bez dodatkowych opłat i limitów, a system pozwala na wystawianie, przesyłanie i importowanie faktur sprzedaży ustrukturyzowanych w formacie XML. Opisane są także integracje: z platformami sprzedaży internetowej przez Apilo, które obsługuje Allegro, Amazon, eBay i inne marketplace, z drukarkami fiskalnymi z możliwością udostępniania w sieci, z płatnościami Blue Media, z faktoringiem, który finansuje faktury z odroczonym terminem, z e-paragonami eparagony.pl, z zarządzaniem kontrahentami i zadaniami w module CRM, z bankowością internetową oraz z importem danych kontrahentów z rejestru GUS. Jak wykorzystać automatyzację? Po pierwsze, ustawić szablony dla stałych klientów, którym wystawia się podobne faktury co miesiąc. Po drugie, określić harmonogram, aby faktury były wystawiane i wysyłane automatycznie w ustalonym dniu, z uwzględnieniem terminów płatności. Po trzecie, włączyć import danych kontrahentów z rejestru, co zmniejsza ryzyko pomyłek w numerach NIP i adresach. Po czwarte, połączyć sklep internetowy z programem, aby zamówienia z platform sprzedażowych automatycznie tworzyły faktury. Po piąte, skorzystać z integracji z bankiem, które ułatwiają oznaczanie opłaconych faktur. Po szóste, regularnie sprawdzać, czy automatycznie wystawione dokumenty są poprawne, zwłaszcza po zmianie cen lub danych klienta. Po siódme, nie zapominać o zmianie ustawień przy zmianach przepisów, na przykład dotyczących KSeF. Dobrze też wiedzieć, że automatyzacja nie zwalnia z kontroli: nadal trzeba pilnować terminów płatności, zgodności z umowami i rozliczeń. Program powinien umożliwiać wygodne przeglądanie historii wysyłek, co ułatwia kontakt z klientami, którzy nie otrzymali dokumentu.

Jak narzędzie internetowe wspiera księgowych w automatycznym księgowaniu dokumentów i kontaktach z urzędami?

Program dla księgowych powinien skracać czas pracy przy dokumentach, a jednocześnie zapewniać zgodność z przepisami. Według opisu na stronie wFirma platforma oferuje automatyczne księgowanie zdarzeń na podstawie skanów faktur, faktur elektronicznych w formacie XML lub z plików PDF, wraz z zaprogramowanymi schematami księgowymi. System obsługuje zarówno księgę przychodów i rozchodów, jak i ewidencję przychodów w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Kluczowym narzędziem jest rozpoznawanie tekstu OCR, czyli przetwarzanie i księgowanie plików, które znacznie przyspiesza proces. Dostępne są schematy księgowania wydatków i przychodów dopasowywane do specyfiki firmy. System umożliwia generowanie i wysyłkę JPK_V7 oraz bezpośrednią komunikację z organami podatkowymi, a także obsługuje elektroniczną fakturę ustrukturyzowaną i integrację z KSeF. Platforma zapewnia stałą pomoc ekspertów księgowych, którzy odpowiadają w formie wiadomości pisemnych. Dane są archiwizowane przez pięć lat i przechowywane na bezpiecznych serwerach z szyfrowaną transmisją i dwuetapowym logowaniem. Co w praktyce daje taka automatyzacja? Po pierwsze, skrócenie czasu wprowadzania dokumentów, bo dane z faktur są odczytywane automatycznie, a księgowa tylko je weryfikuje. Po drugie, mniejsze ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania. Po trzecie, spójność księgowania dzięki schematom, które zapewniają jednakowe traktowanie podobnych zdarzeń. Po czwarte, szybsze przygotowanie deklaracji i plików JPK. Po piąte, wygodniejszą współpracę z klientem, który może przesyłać dokumenty elektronicznie. Jak wprowadzić takie rozwiązanie w biurze? Zacząć od przeglądu typów dokumentów, które pojawiają się najczęściej, i skonfigurować dla nich schematy. Przeszkolić pracowników z obsługi i z zasad weryfikacji automatycznie odczytanych danych. Ustalić zasady kontroli jakości, na przykład losowe sprawdzanie dokumentów. Zadbać o bezpieczeństwo danych klientów, w tym dwuetapowe logowanie i uprawnienia pracowników. Pamiętać, że automatyzacja nie zastępuje wiedzy księgowej: ostateczna odpowiedzialność za rozliczenia pozostaje po stronie księgowej, a program jest tylko narzędziem.

Co powinien zawierać system dla firm prowadzących księgi handlowe i sprawozdania finansowe?

Program do pełnej księgowości musi obsługiwać plan kont, zapisy księgowe, rozliczenia międzyokresowe, środki trwałe i sprawozdania. Według opisu na stronie wFirma system jest przeznaczony dla przedsiębiorców i biur rachunkowych prowadzących księgi handlowe oraz dla spółek i organizacji pozarządowych. Rozpoznawanie tekstu w chmurze automatycznie uzupełnia dane na podstawie dokumentu, a schematy pozwalają automatycznie księgować wydatki i przychody. System obsługuje międzyokresowe rozliczanie kosztów, transakcje zagraniczne WNT, WDT i WŚU, różnice kursowe liczone według tabeli NBP oraz CIT estoński. Ewidencje obejmują środki trwałe i wartości niematerialne i prawne z odpisami amortyzacyjnymi, pojazdy z rozliczeniem VAT i kosztów, elektroniczne archiwum dokumentów, akta osobowe, czas pracy i listy płac. W zakresie sprawozdawczości opisano JPK_SF, JPK_V7, deklaracje roczne, zaliczki na podatki oraz deklaracje ZUS. Na stronie wspomniano również wzorcowe plany kont z możliwością dostosowania. Jakie kryteria wziąć pod uwagę przy wyborze? Po pierwsze, zgodność z przepisami: program musi być aktualizowany wraz ze zmianami w prawie i obsługiwać obowiązkowe pliki. Po drugie, elastyczność planu kont, bo różne firmy mają różne potrzeby analityczne. Po trzecie, automatyzację księgowania, która skraca czas pracy przy dużej liczbie dokumentów. Po czwarte, obsługę transakcji zagranicznych i walut, ważną dla firm eksportujących i importujących. Po piąte, ewidencje majątku i pojazdów, które są częstym źródłem błędów. Po szóste, raporty i sprawozdania: możliwość generowania bilansu, rachunku zysków i strat oraz plików do urzędów. Po siódme, współpracę z księgowym i zarządem, na przykład udostępnianie raportów. Po ósme, bezpieczeństwo i archiwizację danych. Dla spółek istotne jest również przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz możliwość ich szybkiego odnalezienia podczas kontroli. Przy wdrożeniu programu trzeba zaplanować przeniesienie danych, szkolenie zespołu i okres, w którym przez krótki czas równolegle sprawdza się wyniki w starym i nowym systemie. Warto korzystać ze wsparcia dostawcy i uczestniczyć w webinarach.