Krajowy System e-Faktur zmienił sposób dokumentowania korekt oraz moment, w którym dokument zaczyna obowiązywać prawnie. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, w którym okresie rozliczyć poprawkę faktury i ile czasu mają na przesłanie dokumentu do systemu, by zachować ustawowe terminy wystawiania faktur. Niejasności budzi też różnica między datą sporządzenia dokumentu a chwilą jego rzeczywistego przesłania do systemu. Zespół Poradnika Przedsiębiorcy zebrał zasady dotyczące korekt, ustalania daty wystawienia oraz terminów wysyłki obowiązujących w KSeF.

Faktura korygująca w KSeF czyli jak ustalić okres rozliczenia korekty

Przesłanki wystawienia korekty wskazuje artykuł 106j ustawy o VAT. Dokument poprawiający powstaje, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, doszło do zwrotu towarów lub opakowań, nabywca otrzymał zwrot całości albo części zapłaty, a także gdy w jakiejkolwiek pozycji pierwotnego dokumentu stwierdzono pomyłkę. Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-fakturowania zlikwidowało jednocześnie notę korygującą, więc nabywca nie ma już technicznej ani prawnej możliwości samodzielnego poprawienia błędu na otrzymanym dokumencie. Każda nieścisłość, nawet drobna, wymaga teraz wystawienia korekty przez sprzedawcę. Rozliczenie korekty zwiększającej podstawę opodatkowania zależy od przyczyny, dla której została wystawiona. Artykuł 29a ustawy o VAT przewiduje dwa scenariusze. Pierwszy dotyczy sytuacji, w której okoliczność uzasadniająca podwyższenie ceny powstała już po dokonaniu sprzedaży, na przykład w wyniku nowych ustaleń z kontrahentem. Taką korektę rozlicza się na bieżąco, czyli w okresie, w którym ją wystawiono. Drugi scenariusz obejmuje przypadki, gdy przyczyna korekty istniała już w momencie sporządzania faktury pierwotnej, na przykład wskutek błędu w ilości towaru czy zastosowanej cenie. Wówczas mówimy o korekcie wstecznej, którą rozlicza się w deklaracji za okres, w którym wykazano dokument pierwotny. W obu wariantach faktura korygująca w KSeF podlega tym samym ustawowym terminom rozliczenia co dokument, który poprawia. Moment, w którym dokument poprawiający zaczyna obowiązywać, opiera się na tej samej regule co przy fakturach pierwotnych. Zgodnie z artykułem 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną, a więc również fakturę korygującą w KSeF, uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, a nie w dniu jej sporządzenia w programie księgowym. Oznacza to, że samo przygotowanie dokumentu poprawiającego w systemie zewnętrznym nie wywołuje żadnych skutków prawnych, dopóki korekta nie trafi do systemu i nie otrzyma numeru identyfikującego w KSeF.

W praktyce księgowej dobrze ilustruje to sytuacja przedsiębiorcy, który sprzedał określoną liczbę sztuk towaru i wystawił fakturę pierwotną w systemie KSeF, a miesiąc później odkrył pomyłkę w wykazanej ilości. Skoro przyczyna błędu istniała już w chwili sporządzania pierwotnego dokumentu, korektę należy rozliczyć wstecznie, czyli w deklaracji za okres, w którym wykazano fakturę pierwotną, niezależnie od tego, że sama korekta trafiła do systemu znacznie później. System KSeF nie zmienia więc ogólnych zasad zwiększania podstawy opodatkowania ani logiki przyjętej dla faktur papierowych czy elektronicznych. Decydujące znaczenie ma wyłącznie przyczyna korekty, a nie forma dokumentu, w jakiej została przygotowana. Z perspektywy rozliczeń podatkowych przedsiębiorca musi zatem każdorazowo ocenić, czy okoliczność uzasadniająca poprawkę istniała już w momencie sprzedaży, czy pojawiła się dopiero później, ponieważ właśnie ten podział wyznacza właściwy okres rozliczeniowy. Obowiązek zachowania właściwego okresu rozliczeniowego dotyczy korekt wystawianych przez duże podmioty oraz drobnych przedsiębiorców, których KSeF objął w późniejszym etapie wdrożenia.

Data wystawienia faktury a data wysłania do KSeF w praktyce rozliczeń

Zasada ogólna dotycząca terminu sporządzenia dokumentu wynika z artykułu 106i ustawy o VAT. Sprzedawca sporządza fakturę nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Od tej reguły istnieje kilka wyjątków szczególnych, obejmujących między innymi usługi budowlane, dostawy oraz druk książek i czasopism, rozliczenia opakowań kaucyjnych, dostawy energii i gazu, a także usługi o charakterze ciągłym, takie jak najem, leasing czy stała obsługa prawna, dla których moment wystawienia dokumentu powiązany jest z terminem płatności. Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania nie wpłynęło na te ustawowe terminy, a jedynie na sposób technicznego procesowania dokumentu. Pytanie o to ile czasu na wysłanie faktury do KSeF ma przedsiębiorca sprowadza się więc do tego samego ustawowego limitu, który obowiązywał wcześniej przy fakturach papierowych. Dokument nie musi trafić do systemu w dniu samej transakcji, wystarczy zachować termin wynikający z przepisów o podatku od towarów i usług, licząc go od dnia dostawy, wykonania usługi albo otrzymania zaliczki. Istotne dla całego procesu jest rozróżnienie między samym sporządzeniem dokumentu a jego prawnym wystawieniem. Faktura ustrukturyzowana, zdefiniowana w artykule 2 ustawy o VAT jako dokument w formacie XML z numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF, zawiera pole P_1 określające datę wskazaną przez wystawcę, oraz pole o charakterze czysto technicznym, generowane automatycznie w momencie utworzenia pliku. Ministerstwo Finansów wyjaśniło w swoich wytycznych, że niezgodność między datą w polu P_1 a faktycznym dniem przesłania dokumentu nie spowoduje odrzucenia faktury przez system, lecz zgodnie z artykułem 106na ustawy o VAT to dzień przesłania do KSeF decyduje o dacie wystawienia w sensie prawnym.

Odrębne reguły wprowadza tryb offline, będący nowością wprowadzoną wraz z KSeF 2.0. W tym trybie data wystawienia odpowiada dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1, nawet jeśli sam dokument trafia do systemu z opóźnieniem, pod warunkiem przesłania go najpóźniej następnego dnia roboczego oraz opatrzenia kodem QR. Potwierdzeniem przyjęcia dokumentu i nadania mu numeru identyfikującego jest urzędowe poświadczenie odbioru. Jeżeli system odrzuci fakturę z powodu błędów w strukturze pliku, dokumentu nie uznaje się za wystawiony bez względu na to, kiedy zlecono jego wysyłkę. Moment powstania obowiązku podatkowego bywa również powiązany z chwilą, w której dokument uznaje się za wystawiony. Data wystawienia faktury a data wysłania do KSeF mają więc znaczenie wykraczające poza samą terminowość dokumentowania sprzedaży. Zgodnie z artykułem 19a ustawy o VAT w określonych sytuacjach, takich jak usługi budowlane, dostawy czy druk książek bądź usługi o charakterze ciągłym, obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia dokumentu. Gdy podatnik nie sporządzi faktury w terminie albo zrobi to z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z upływem ustawowych terminów wystawienia wskazanych w przepisach, niezależnie od faktycznego momentu przesłania dokumentu do systemu. Z perspektywy nabywcy istotna jest natomiast data przydzielenia numeru w KSeF, ponieważ to ona decyduje o uznaniu faktury za otrzymaną i wpływa na termin odliczenia podatku naliczonego, zwłaszcza przy transakcjach realizowanych na przełomie miesięcy.