KSeF w biurze rachunkowym - co trzeba mieć na uwadze?

Krajowy System e-Faktur już niedługo stanie się obowiązkowy dla firm działających w Polsce. Pozwala on zautomatyzować obieg faktur między przedsiębiorcami i zwiększyć przejrzystość podatkową w całym kraju. Obecnie z KSeF można korzystać dobrowolnie, jednak od 1 lutego 2026 system stanie się konieczny dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorstw. Każde biuro rachunkowe musi się odpowiednio przygotować do tego procesu i zapoznać z funkcjonalnościami Krajowego Systemu e-Faktur. O czym należy pamiętać przy wdrażaniu KSeF w biurze rachunkowym? Co jest najważniejsze?

Zarządzanie uprawnieniami

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym nie musi być trudnym zadaniem, zwłaszcza gdy postawimy na sprawdzone oprogramowanie. Kluczową kwestią dotyczącą KSeF jest zarządzanie uprawnieniami, gdyż bez tego nie będzie możliwe korzystanie z systemu. Przepisy MF wskazują na trzy rodzaje uprawnień:

• Wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - dzięki temu można obsługiwać sprzedaż i weryfikować dokumenty przychodzące oraz kosztowe.
• Zarządzanie uprawnieniami - pozwala przypisywać, zmieniać i odbierać dostęp w obrębie Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Wystawianie faktur w trybie tzw. samofakturowania - w sytuacji, gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 

Jeśli chodzi o jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca ma dostęp do pełnego zakresu uprawnień, po zalogowaniu się do KSeF (profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym). Natomiast w spółkach nie posiadających elektronicznej pieczęci kwalifikowanej trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w KSeF. Ogromnym ułatwieniem dla każdego biura rachunkowego staje się program do KSeF. 

Uprawnienia pracowników biura rachunkowego

W sytuacji, gdy przedsiębiorca upoważni biuro rachunkowe jako podmiot, jego pracownicy mogą tworzyć faktury w imieniu klienta, bez indywidualnego upoważnienia. Oczywiście można też nadać bezpośrednie uprawnienia danym osobom, nawet gdy nie są one związane z firmą. Pamiętajmy jednak o tym, że przypisanie uprawnień konkretnemu pracownikowi może wiązać się z ponownymi działaniami ze strony klienta podczas zmian kadrowych w biurze. Znacznie lepiej jest zatem przekazać uprawnienia właścicielowi biura rachunkowego, który będzie mógł nimi odpowiednio zarządzać! Jest to szczególnie cenione wtedy, gdy biuro korzysta z systemu zintegrowanego z KSeF, przykładowo od wFirma. 

Faktury wystawiane w imieniu klienta

Kto i w jaki sposób może generować faktury w imieniu klienta? Na szczęście Ministerstwo Finansów doprecyzowało te kwestie, wskazują, że przedsiębiorca może:

• Nadać uprawnienia danym osobom, np. pracownikowi biura.
• Upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot, tak aby jego pracownicy mieli prawo do tworzenia faktur. 

Nie jest tajemnicą, że znacznie bardziej elastycznym rozwiązaniem jest upoważnienie właściciela biura rachunkowego do zarządzania uprawnieniami. W efekcie można samodzielnie przypisywać dostęp pracownikom, nie angażując klienta w te działania. Co ważne, system wFirma pozwala nadawać uprawnienia z poziomu aplikacji - jest to ułatwienie dla każdej strony, gdyż nie trzeba logować się do platformy Krajowego Systemu e-Faktur. Poza tym udogodnieniem jest przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat i ich strukturyzacja w danym formacie. Jako przedsiębiorcy nie musimy dostarczać mailowych lub papierowych dokumentów, ponieważ księgowy może samodzielnie pobierać faktury kosztowe z systemu. 

Poprzez integracją wFirma z KSeF takie faktury są automatycznie importowane w formacie wersji roboczych. Następnie system identyfikuje dane z dokumentów bez użycia OCR, niwelując ryzyko ludzkich błędów. Przedsiębiorca z kolei ma możliwość zatwierdzania lub odrzucania faktur i dodawania komentarzy. 

KSeF stanie się codziennością przedsiębiorców w Polsce już za kilka miesięcy. Mimo tego, że obecnie system jest dobrowolny, szerokie grono firm korzysta z niego od wielu miesięcy, ciesząc się ułatwieniem i usprawnieniem pracy.