Archiwa, w których przechowuje się dokumenty papierowe, zajmują sporo miejsca, a ich obsługa pochłania sporo cennego czasu. A gdyby tak przekształcić je w wersję cyfrową? Przepisy dopuszczają takie rozwiązanie, dlatego warto rozważyć je w swojej firmie. Na czym polega cyfryzacja archiwum?
Cyfryzacja archiwum – dlaczego warto?
Elektroniczne archiwum to doskonałe rozwiązanie dla każdej firmy, która idzie z duchem czasu. Obecnie większość dokumentów przekazywana jest w wersji cyfrowej, co jest nie tylko udogodnieniem, ale również przyspiesza pracę. Okazuje się, że nie tylko bieżące dokumenty mogą mieć wersję elektroniczną, ale te archiwalne również. Takie rozwiązanie pozwala:
- zaoszczędzić miejsce,
- sprawniej pracować z dokumentacją,
- łatwiej odnajdywać potrzebne dokumenty,
- zredukować ryzyko związane z zalaniem czy spaleniem archiwum.
Więcej o tym procesie można przeczytać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/elektroniczne-archiwum-i-system-workflow/. Warto jednak mieć świadomość, że elektroniczne archiwum sprawdzi się zarówno w firmach działających na dużą skalę i przetwarzających sporą ilość dokumentów, jak i w tych mniejszych.
Jak przebiega cyfryzacja archiwum?
Cyfryzacja archiwum to nic innego, jak przejście z papierowej formy dokumentów na formę elektroniczną. Proces ten wydaje się prosty, jednak w rzeczywistości trzeba pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Po pierwsze cyfryzację mogą przeprowadzić wyłącznie osoby zaufane, które wiedzą, jak postępować z dokumentami zawierającymi dane chronione prawnie. Po drugie należy zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, tym razem w formie nie fizycznej, a cyfrowej. Jest to zadanie dla specjalistów IT, którzy opracowują i wdrażają innowacyjne rozwiązania. Dokumenty elektroniczne wymagają ochrony, zatem nie można przechowywać ich na komputerze bądź dysku, do którego mają dostęp wszyscy zainteresowani. Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-danych-elektronicznych/.
Jak przejść z archiwum papierowego na elektroniczne?
Zmiana formy dokumentów z papierowej na elektroniczną wymaga czasu, zwłaszcza w przypadku obszernego archiwum. Na początek należy zastanowić się, czy cyfryzacji mają zostać poddane wszystkie akta, czy tylko wybrane. Kolejnym krokiem jest ich bezpieczne skanowanie, a finalnie wdrożenie odpowiedniej ochrony. W tym celu warto nawiązać współpracę z firmą, która specjalizuje się w pracy z dokumentami. Oddziały Rhenus Office zostały wyszczególnione tutaj: https://www.rhenus-office.pl/oddzialy/. Firmy działające w podanych rejonach mogą liczyć na pomoc fachowców, którzy dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem. Najczęściej zmiana formy archiwum stanowi ogromne przedsięwzięcie, dlatego wymaga przygotowania i współpracy z profesjonalistami. Warto mieć na uwadze, że w tym procesie w dalszym ciągu mówimy o odpowiedzialności za przetwarzanie danych, dlatego wszelkie procedury muszą być dopięte na ostatni guzik.
